Aktuelles

Regelungen für den Umgang mit E-Mails

Aus Anlass eines Datenschutzvorfalls aus dem Juni 2024 durch Versendung fehlgeleiteter Anhänge mit sensiblen Daten hat uns der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen darum gebeten, die Beschäftigten der Universität im Hinblick auf die Vorgaben der EU-DSGVO im Umgang mit E-Mail-Anhängen erneut zu sensibilisieren:

• E-Mail-Anhänge sollten „sprechende“, unmissverständliche Namen haben, damit eine Verwechslung von Anhängen ausgeschlossen bleibt.

• Alle Beschäftigten an der Universität Göttingen oder in deren Auftrag handelnde Personen sind verpflichtet, zu versendende Anhänge vor dem Absenden noch einmal direkt in der Mail zu öffnen („anzuklicken“) und die Richtigkeit zu überprüfen.

• Der Empfängerkreis ist abzugleichen mit dem gewünschten.

• Die Regelung, dass Absender von Massenmails in der Regel im Bcc.- und nicht im An- oder Cc.-Feld anzugeben sind, bleibt bestehen. Ausnahmen bei dienstlichem Erfordernis sind weiterhin möglich, sollten aber dokumentiert werden.

Die vorab genannten Regelungen können Sie sich gerne als PDF-Dokument herunterladen.

Für Fragen stehen wir gern zur Verfügung.

Florian Hallaschka
Stv. Datenschutzbeauftragter

Marcus Remmers
Datenschutzmanager

Neue Datenschutzrichtlinie der Georg-August-Universität Göttingen

Mit Zustimmung des Präsidiums ist am 10. Februar 2023 die neue Richtlinie des Datenschutzes in Kraft getreten. Sie können die neue Datenschutzrichtlinie der Georg-August-Universität Göttingen hier als PDF-Datei herunterladen und einsehen.

Zoom

Alle Versionen des Zoom Clients vor 5.6.3 haben eine schwerwiegende Sicherheitslücke, die unter bestimmten Umständen die Ausführung von Schadcode auf Ihrem Rechner erlaubt, unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Daher: Bitte updaten Sie ihren Zoom Client, bevor Sie ihn das nächste Mal benutzen!

Google Forms und Co.

Nutzen Sie bitte weder Google Forms noch Google Docs oder Google Drive für personenbezogene Daten! Für Terminumfragen und Videokonferenzen stehen DFN-Terminplaner ("Foodle") und BigBlueButton sowie eingeschränkt Zoom zur Verfügung. Auch die DFN-Konferenzsoftware ("DFNConf") darf genutzt werden.

Umgang mit dienstlichen E-Mails

Bitte beachten Sie, dass eine Weiterleitung von dienstlichen E-Mails auf Gmail oder andere private Provider nicht gestattet ist.